Conceptos básicos sobre las herramientas de la Comunicación Interna

Es necesario no confundir Plan de Comunicación con herramientas de la comunicación, lo que ocurre a menudo en las organizaciones.

Yesica Cabrera (Lic. en Comunicación Social) para LosRecursosHumanos.com

Luego de haber realizado el diagnóstico correspondiente, se está en condiciones de elegir las herramientas que mejor se adecuen a las falencias y necesidades comunicacionales de la empresa.
Contamos con infinidad de herramientas algunas sirven comunicar un mensaje en forma unidireccional como una cartelera, un mail, un boletín los mensajes de la Compañía, ej: Newsletter o Intranet.
LosRecursosHumanos.com conversó con la Lic. Cristina Mejías de la consultora CM Sociología de Empresa que afirma que una organización no es otra cosa que un grupo humano, congregado en torno a un objetivo, que procesa en base a la comunicación interna y externa. Tal como sea la comunicación interna resultará la cultura interna de esa organización.
Antes de seguir cabe aclarar lo siguiente. Las herramientas, como la palabra lo dice, no son el Plan de comunicación. Vale esta aclaración porque es habitual escuchar como respuesta cuando se consulta a las empresas sobre cómo gestionan la Comunicación Interna: “Tenemos un buzón de sugerencias y/o una Revista Institucional”. Estas herramientas son muy buenas, pero deben estar dentro de un proyecto comunicacional donde también se realicen otras acciones en conjunto.
Estas herramientas no pueden activarse en acciones aisladas, sin formar parte de la estructura de un plan porque no tendrían el valor y el lugar que les corresponde para lograr los resultados esperados.
El Lic. Martín Frigolí Director Ejecutivo de AB Comunicaciones explica en este sentido: “No se trata de que existe una fórmula que ante la aplicación de un canal se va a recibir más participación. Sino que la elección de un canal debe contemplar las necesidades de la organización y su gente, principalmente. Se debe pensar qué necesidades plantean los recursos humanos y sintetizarlas en un canal acorde”.
Otro punto no menos importante es el estilo de conducción, que marca la gestión de la comunicación. “El estilo de conducción imperante en la Dirección y los niveles Gerenciales es una de las herramientas que más ayudan a la participación de la gente", dice Mejías.
Describiremos algunas herramientas a grandes rasgos, su función y utilidad. La gestión e implementación de las mismas, dependerá de la cultura de cada organización.

Buzón de sugerencias

Es una herramienta importante de comunicación ascendente, permite a todos los empleados de la empresa hablar y ser escuchados. Su puesta en marcha establece un espacio de participación que propicia la promulgación de ideas. Su implementación habilita un lugar donde la gente desarrolla e incrementa su sentido de pertenencia en el día a día de manera explicita.
La organización tiene que pensar en el buzón de sugerencias como la puesta en concreto de un medio tangible y transparente donde los empleados pueden volcar sus inquietudes y propuestas de cambio.
Hay que tener en claro que el buzón requiere de un seguimiento continuo, donde las personas responsables de el informen correctamente cuando y cómo se van a levantar las sugerencias y cuando y cómo se van a dar las respuestas.
Para que esta herramienta de resultado tiene que transformarse en un ida y vuelta entre los empleados y la Compañía.
Para poder conocer su evolución hay que llevar una estadística del mismo donde a través de áreas temáticas la empresa pueda saber sobre qué se consulta más o bien sobre qué temas se proponen cambios. Estas estadísticas van a permitir saber sobre qué aspectos actuar y que puntos generan incertidumbre en la gente.

Carteleras (o Tablones de anuncios)

Las carteleras por lo general sirven para la comunicación descendente. La empresa baja información a través de este medio. Se informan noticias, novedades, beneficios, cambios, etc.
En esta herramienta es muy importante la actualización, tiene que ser periódica y su ubicación estar en lugares estratégicos, donde la agente las lea.
Si las carteleras contienen noticias netamente de los empleados como el ingreso de personas, campeonatos deportivos, beneficios pueden ubicarse en lugares donde la gente descansa o almuerza. En cambio si contiene noticias netamente institucionales o procedimientos es mejor que su ubicación sea en el lugar mismo de trabajo.
Hay que saber donde ubicar cada tipo de información para que surta efecto.

Revista Institucional

También conocida como house organ, es un elemento muy rico de comunicación pero para que la gente se apropie de ella es necesario que haya participación.
Antes de comenzar con su creación es bueno designar referentes de cada sector para que podamos reunir todo tipo de información.
Por ejemplo a través de una encuesta se puede elegir su nombre, puede tener una sección que sea exclusiva de los empleados. Cada referente debe estar encargado de una parte de la revista y reunir información para ello.
La revista institucional va a ser más leída si se realiza en conjunto con toda la empresa si se realiza exclusivamente desde el área de RR.HH.
“El house organ o la Revista Institucional retoman los temas más importantes de la organización y los da a conocer a todos los empleados por igual y a su vez levanta la información de la propia gente” dice Frigoli.

Correo electrónico de comunicación

Es un elemento muy usado en las empresas, pero para que forme parte de una herramienta de Comunicación Interna debe ser gestionado desde una casilla única donde a través de ella se pueda informar ordenadamente.
Según Frigoli: “El correo electrónico es una herramienta, aunque por lo general está mal usada porque se envía y reenvía información en cantidad y sin clasificación a todos los empleados. Lo que implica un bombardeo continuo sin que tome un criterio de interés y relevancia para el destinatario.”

Red de facilitadores

En pos de la mejora continua y luego de armar un Plan de Comunicación Interna una de las herramientas más ricas y que permiten el contacto cara a cara con la información es la red de facilitadores comunicacionales. El trabajo que realizan estos facilitadores es muy importante, por lo que tienen que estar capacitados para la labor.
El grupo de Comunicación Interna tiene que saber con claridad para qué existe, qué importancia tiene la comunicación en una empresa y cómo desarrollarla. Todo esto es un proceso que necesita tiempo, mucho diálogo y capacitación con especialistas en el tema.
“La red de facilitadores es un grupo conformado por integrantes de las distintas áreas, representantes provenientes de diferentes niveles jerárquicos y que tiene una predisposición para las relaciones interpersonales y la comunicación. Lo que hacen es comunicar a la gerencia los temas que preocupan a sus compañeros para que puedan ser abordados en distintas instancias. Y al mismo tiempo, distribuyen entre sus compañeros la información de la gerencia” explica Martín Frigolí.

Reuniones/ desayunos/ almuerzos:

Estas reuniones son motivantes y fomentan la participación, en un clima totalmente descontracturado como lo puede ser un desayuno o un almuerzo.
Generalmente se realizan con gente de una misma área es decir equipos de trabajo, pero también son muy positivas cuando se realizan entre distintas áreas o sectores.

Intranet

La Intranet es básicamente una red privada de computadoras conectadas que utilizan la misma tecnología que Internet, con la diferencia que su acceso está restringido sólo a los empleados de la Compañía. Esta herramienta de comunicación sirve para ayudar al trabajador en sus tareas diarias.
La Intranet se convierte en un lugar de consulta al cual acudir para compartir información y noticias, acceder a bases de datos, revisar un manual de presentaciones, bajar un archivo, reservar la sala de reuniones, anotarse en un curso, acceder al mail desde fuera de la oficina, etc.
“También está la Intranet, que con mayor o menor posibilidades de feedback, presenta la totalidad de la información corporativa con una extensión mayor que la revista y que además recibe una actualización periódica” dice Frigoli.
Estos son algunas de las herramientas más usadas en Comunicación Interna, hay que tener en cuenta, como mencionamos al principio, el previo diagnóstico de la organización para posteriormente poder armar el plan y elegir las herramientas más adecuadas.

Por último, la Lic. Mejías advierte: “Antes de armar un Plan de Comunicación empiece por hacer una Encuesta de Clima Laboral interno, y allí encontrará las pautas. Analizar los "circuitos formales " e informales" (chismerío) también ayuda…”.
Para que las herramientas de Comunicación Interna funcionen deben estar dentro de un proyecto de Comunicación y adecuarse a la cultura y necesidad de cada Compañía.